Auch wenn in der ersten Alternative der absolut vom Arbeitgeber getragene Betrag geringer ist als in der zweiten Alternative, wird dennoch die gesetzliche Vorgabe des Arbeitgeberzuschusses von 15% eingehalten. Wird die zweite Alternative gewählt, zahlt der Arbeitgeber 17,65% des reduzierten Entgeltumwandlungsbetrags. Der Zuschuss liegt in diesem Fall also über dem gesetzlichen Pflichtzuschuss.
Die zweite Alternative dürfte für den Arbeitnehmer deutlich leichter nachvollziehbar sein. Dies ist deswegen nicht unerheblich, weil die Reduktion des Umwandlungsbetrags in jedem Fall der Zustimmung des Arbeitnehmers bedarf, also nicht ohne Einverständnis des Arbeitnehmers umgesetzt werden darf. Bedenkenswert ist zudem, dass der Arbeitnehmer Entgegenkommen zeigt, indem er nicht auf einer zusätzlichen Zahlung zu besteht, die über den bisher umgewandelten Betrag hinausgeht.
Es dürfte daher ratsam sein, zwar beide Alternativen darzustellen, seitens des Arbeitgebers aber dadurch Entgegenkommen zu zeigen, dass die zweite Berechnungsalternative gewählt wird.
3. Die Problematik der Spitzabrechnung in praktischer Hinsicht
Beide dargestellten Alternativen gehen davon aus, dass ein pauschaler Zuschuss geleistet wird. Sollte entgegen der vorstehend geäußerten Bedenken die Spitzabrechnung bevorzugt werden, ist in die entsprechenden Überlegungen einzubeziehen, dass keinesfalls zu erwarten ist, dass die Versicherer sich auf schwankende Beiträge einlassen werden. Bei einer Spitzabrechnung muss daher in jedem Fall das Einverständnis des Arbeitnehmers eingeholt werden, weil dieser der Reduktion des bisher von ihm umgewandelten Entgelts zustimmen muss.
An dieser Stelle zeigt sich eine weitere Schwierigkeit der Spitzabrechnung, die darin besteht, dass die entsprechend zu ändernde Entgeltumwandlungsvereinbarung eine Gleitklausel enthalten muss, die es zulässt, dass der umgewandelte Betrag gegebenenfalls monatlich schwankt, je nachdem wie hoch die Ersparnis des Arbeitgebers im Einzelnen ausfällt.
Eine Änderung der Entgeltumwandlungsvereinbarung ist aber generell in allen Fällen erforderlich, in denen der Versicherungsbeitrag gleichbleibt und das umgewandelte Entgelt zugunsten des Arbeitgeberzuschusses reduziert wird.
V. Exkurs: Die Grundlagen der Entgeltumwandlungsvereinbarung
Da zu erwarten ist, dass aus den vorstehend geschilderten Gründen die Änderung des umgewandelten Entgeltbetrags den häufigsten Fall der Umsetzung des verpflichtenden Arbeitgeberzuschusses bilden wird, dies aber unbedingt eine Anpassung der Entgeltumwandlungsvereinbarung erfordert, seien an dieser Stelle in der gebotenen Kürze deren Grundlagen am Beispiel einer betrieblichen Altersversorgung im Durchführungsweg einer Direktversicherung erläutert.
Es ist zu unterscheiden zwischen dem Rechtsverhältnis zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer einerseits und dem Rechtsverhältnis zum Versicherungsunternehmen andererseits.
1. Versorgungszusage
Eine betriebliche Altersvorsorge liegt nach der Definition in § 1 BetrAVG vor, wenn der Arbeitgeber gegenüber dem Arbeitnehmer aus Anlass des Arbeitsverhältnisses eine Zusage über Leistungen zur Abdeckung eines sogenannten biometrischen Risikos (Alter, Tod und Invalidität) abgibt. Diese Versorgungszusage kann auf verschiedene Arten erfolgen, die mit unterschiedlichen Haftungsrisiken für den Arbeitgeber verbunden sind. In der Praxis werden zumeist sog. Beitragszusagen mit Mindestleistungen oder beitragsorientierte Leistungszusagen erteilt.
2. Durchführungsweg
Die Direktversicherung ist einer der fünf sog. Durchführungswege mittels derer der Arbeitgeber die Versorgungzusage, die er dem Arbeitnehmer erteilt hat, erfüllen kann. Es handelt es sich um eine Lebensversicherung, die der Arbeitgeber zur Erfüllung der Versorgungszusage auf das Leben seines Arbeitnehmers abschließt. Bezugsberechtigt hinsichtlich der Leistungen des Versicherers sind in der Regel der Arbeitnehmer oder seine Hinterbliebenen. Versicherungsnehmer und Beitragszahler ist dagegen der Arbeitgeber. Bei der Direktversicherung zahlt der Versicherer im Versorgungsfall die Leistungen direkt an den Arbeitnehmer bzw. seine Hinterbliebenen aus.
3. Entgeltumwandlung
Gem. § 1a Abs. 1 BetrAVG kann grundsätzlich jeder Arbeitnehmer vom Arbeitgeber verlangen, dass von seinem Gehalt bis zu 4% der Beitragsbemessungsgrenze (West) in der gesetzlichen Rentenversicherung zu Gunsten der betrieblichen Altersvorsorge umgewandelt werden. Dabei versteht man unter Entgeltumwandlung den Verzicht des Arbeitnehmers auf Entgeltansprüche in der Zukunft. Im Gegenzug erhält der Arbeitnehmer dafür eine wertgleiche Versorgung. Der Arbeitgeber ist also verpflichtet, ihm eine Versorgungszusage zu erteilen.
Für den Arbeitgeber ist es wichtig, sich vor Augen zu führen, dass mit der Entgeltumwandlungsvereinbarung zwei Aspekte geregelt werden:
Zum einen wird durch die Entgeltumwandlungsvereinbarung der zwischen den Parteien bestehende Arbeitsvertrag geändert. Es wird vereinbart, dass ein bestimmter Betrag des Gehalts des Arbeitnehmers nicht an diesen ausgezahlt, sondern vom Arbeitgeber einbehalten und in eine betriebliche Altersvorsorge umgewandelt wird.
Zum anderen erteilt der Arbeitgeber mit Abschluss der Entgeltumwandlungsvereinbarung gegenüber dem Arbeitnehmer eine Versorgungszusage, die letztlich dazu führt, dass der Arbeitgeber für diese Zusage auch dann einstehen muss, wenn er sich eines sog. externen Durchführungswegs, wie z.B. der Direktversicherung bedient (vgl. § 1 Abs. 1 S. 3 BetrAVG). Schon aus diesem Grund ist bei der Formulierung einer solchen Entgeltumwandlung mit entsprechender Sorgfalt vorzugehen.
Auch im Hinblick auf kommende Sozialversicherungsprüfungen ist darauf zu achten, dass einerseits überhaupt eine Entgeltumwandlungsvereinbarung vorliegt und dass diese andererseits die tatsächliche Durchführung der Entgeltumwandlung korrekt abbildet. Unstreitig ist, dass eine Entgeltumwandlung in jedem Fall eine Vereinbarung zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer voraussetzt. Es kann nicht ausgeschlossen werden, dass in Prüfungen künftig schriftliche Entgeltumwandlungsvereinbarungen verlangt werden. Im einschlägigen Rundschreiben des Spitzenverbands wird jedenfalls ausgeführt, die „Vereinbarung sei zu den Entgeltunterlagen zu nehmen“. Ohne schriftliche Vereinbarung sieht sich der Arbeitgeber zumindest der Gefahr ausgesetzt, beweisen zu müssen, dass die Beitragszahlungen auf Wunsch des Arbeitsnehmers nicht an diesen ausgezahlt, sondern in die Versorgung eingezahlt werden.
VI. Fazit
Die betriebliche Altersversorgung ist ein komplexes Thema, das für den Arbeitgeber mit vielen Pflichten und einem nicht unerheblichen Haftungspotential verbunden ist. Dennoch fristet dieser Bereich in vielen Unternehmen eher ein Schattendasein. Der zum 01.01.2022 eingeführte verpflichtende Arbeitgeberzuschuss zur Entgeltumwandlung macht es jedoch notwendig, dass sich jeder Arbeitgeber, der auch nur einen einzigen Arbeitnehmer beschäftigt, der sein Gehalt in eine betriebliche Altersvorsorge umwandelt, näher mit den Folgen dieser Pflicht auseinandersetzt.
Bei der Formulierung einer Entgeltumwandlungsvereinbarung sind wir Ihnen ebenso wie bei allen anderen Fragen rund um das komplexe Thema betriebliche Altersversorgung gerne behilflich.