I. Einleitung
Die Themen Geldwäsche und Transparenzregister sind seit langem ein sich nachhaltig ausweitendes Thema des Schreckgespenstes "Compliance". Seit dem Jahr 2017 ist das Transparenzregister nicht nur geltendes Recht, sondern auch ein praktisch geführtes Register, welches Korrespondenz, Kosten und viele Fragen auslöst. Dem Transparenzregister kann sich heute – erst recht nicht nach der hier besprochenen Reform – niemand mehr entziehen.
Wer das Transparenzregister immer noch ignoriert, bekommt mittlerweile kurzfristig unerfreuliche Post vom Bundesverwaltungsamt ("BVA"), der Behörde, die die Eintragungen in das Transparenzregister nach dem Geldwäschegesetz ("GwG") zu überwachen hat, in Form eines Anhörungsbogens für ein Bußgeldverfahren. Unanfechtbare Bußgeldentscheidungen über mindestens
200,00 Euro werden im Internet auf der Website des BVA veröffentlicht, grundsätzlich unter Nennung der Namen der Sünder. In unserem Special Nr. 319 aus dem Jahr 2019 haben wir Grundlagen und Handlungspflichten dargestellt. In unserem Special Nr. 345 (➔ zum Thema Vergleich Handelsregister, Transparenzregister und neues Unternehmensbasisregister) hatten wir verkündet, dass bei Redaktionsschluss die bis dahin veröffentlichte Liste der Registersünder Stand Mitte Mai 2021 bei Nummer 314 stand. Bis zu diesem Special für Oktober 2021 wurde die Liste fortgeführt bis Nummer 429. Mittlerweile hat es weitere 115 unanfechtbare Bußgeldentscheidungen gegeben. Da es außerdem durch das am 1. August 2021 in Kraft getretene neue Transparenzregister- und Finanzinformationsgesetz (TraFinG) eine praktisch sehr weitreichende Gesetzesänderung gegeben hat, greifen wir das Thema erneut auf.
Ab sofort sei jedem Unternehmer oder Teilhaber an einer Personenvereinigung jeglicher Art
(mit kaum nennenswerten Ausnahmen) die Lektüre und Umsetzung der Information dieses Specials dringend ans Herz gelegt. Nicht erfasst werden lediglich Einzelunternehmer sowie nicht in einem öffentlichen Register eingetragene Personengesellschaften, insbesondere also die GbR. Wer nicht früher oder später den Namen seines Unternehmens auf der zuvor genannten Liste des BVA im Internet wiederfinden und damit ein empfindliches Bußgeld vermeiden möchte, sollte die neuen Pflichten tunlichst beachten und die geforderte Meldung an das Transparenzregister veranlassen.
In der Praxis ist bei kleinen und mittelgroßen Unternehmen schnell mit fünfstelligen Bußgeldern zu rechnen. In dem Zusammengang gibt es ein treffendes Sprichwort: "Wer Compliance teuer findet, kann es ja mal mit Non-Compliance versuchen." (If you think compliance is expensive, try non-compliance).
II. Bisherige zentrale Grundlagen
Der bisherige Pflichtenstand zum Transparenzregister ist zusammenfassend folgender:
Jede Personenvereinigung und Gesellschaft muss aktiv eine Eintragung ihrer sogenannten "Wirtschaftlich Berechtigten" im Transparenzregister veranlassen.
Wirtschaftlich Berechtigte im Sinne des GwG können immer nur
natürliche Personen sein. Als wirtschaftlich Berechtigter qualifiziert sich, wem entweder ein erheblicher Teil des Kapitals (mehr als
25%) oder die Kontrolle über die entsprechende Personenvereinigung (mehr als 25 % Stimmrechte) zuzurechnen sind.
Ausnahmen von der aktiven Meldepflicht galten nach § 20 Absatz 2 GwG a.F. jedoch dann, wenn und soweit sich die relevanten Angaben zum wirtschaftlich Berechtigten bereits aus den Dokumenten und Eintragungen ergaben, die elektronisch in einem öffentlichen Register abrufbar sind, insbesondere aus dem Handelsregister, dem Partnerschaftsregister, dem Genossenschaftsregister, dem Vereinsregister oder dem Unternehmensregister.
Eine praktische Auswirkung dieser Regelung war, dass etwa für Gesellschafter einer GmbH deren Meldepflicht zum Transparenzregister in der Regel dadurch als erfüllt galt, dass für die betreffende GmbH eine aktuelle Gesellschafterliste elektronisch beim Handelsregister hinterlegt ist. Das galt jedoch nur, sofern aus dieser Liste die natürlichen Personen als wirtschaftlich Berechtigte zu erkennen waren. Allerdings konnte sich die relevanten Angaben zum wirtschaftlich Berechtigten auch aus einer Zusammenschau aus mehreren Registern bzw. bei diesen hinterlegten Dokumenten ergeben. Gerade in mehrstöckigen GmbH-Konzern wurde eine Meldepflicht an das Transparenzregister dann als erfüllt angesehen, wenn sich aus einer Zusammenschau sämtlicher im Handelsregister digital abrufbar zur Verfügung stehender Gesellschafterlisten ergab, wer die wirtschaftlich berechtigten Personen waren. In dem Beispiel eines fünfstöckigen GmbH-Konzerns genügte es also für die Meldepflicht der untersten Gesellschaft, dass die Gesellschafterliste der obersten Gesellschaft alle relevanten natürlichen Personen nannte, wenn alle Gesellschafterlisten der zwischengeschalteten GmbHs ebenfalls digital eingereicht waren.
III. Die zentrale Änderung
1. Ursprünglich Auffangregister – jetzt Vollregister
Die Regelung von § 20 Absatz 2 GwG a.F. wurde durch das TraFinG ersatzlos gestrichen! Die Fiktion, dass die Meldung an das Transparenzregister durch einen Rückgriff auf andere (elektronische) Register als erfüllt galt, gibt es daher nicht mehr.
Jeder Unternehmer und Teilhaber einer Personenvereinigung, teilweise auch deren gesetzlicher Vertreter, muss nun, ohne die Möglichkeit sich auf andere Register berufen zu können, eine aktive Meldung an das Transparenzregister vornehmen.
Das Transparenzregister in seiner bisher bestehenden Konzeption war ein Auffangregister, d.h. primär wurde Transparenz bei Unternehmungen durch die jeweiligen individuellen öffentlichen Register geschaffen. Die Gesellschafter einer GmbH ergeben sich aus der Gesellschafterliste, die Kommanditisten und persönlich haftenden Gesellschafter einer Kommanditgesellschaft sind im Handelsregister eingetragen. Die Aktionäre einer Aktiengesellschaft sind zwar in der Regel im Aktienregister eingetragen, dieses ist jedoch nicht öffentlich, vielmehr wird es nur intern durch die Aktiengesellschaft geführt.
Während die Gesellschafterliste und Eintragungen im Handelsregister digital abrufbar sind, ist dies für das Aktienregister nicht der Fall. In solchen nicht öffentlich bzw. (digital-)transparenten Fällen half das Transparenzregister. Da das Aktienregister nicht veröffentlicht wird, bestand und besteht eine Pflicht jeder
Aktiengesellschaft ihre wirtschaftlich Berechtigten an das Transparenzregister zu melden. Das beinhaltet jedoch keineswegs die Pflicht, das Aktienregister einzureichen! Vielmehr muss der Anwender die wirtschaftlich Berechtigten identifizieren und nur diese, nicht jedoch alle Aktionäre, anmelden.
Dieses Auffangregister wird durch die Gesetzesänderung zum Vollregister, welches einen vollständigen Datensatz aller Personenvereinigungen und Gesellschaften enthalten soll. Der Bundesanzeiger Verlag als registerführende Stelle in der Rechtsform der GmbH, der das Transparenzregister führt, greift mithin nicht mehr auf andere Register zurück, sondern arbeitet mit einem in sich vollständigen Register, deren Richtigkeit und Vollständigkeit dem Rechtsanwender mithin einem sich ständig ändernden und fortentwickelnden Rechtssystem gegenüber, das schwer einzuschätzen ist und dessen Aktualisierung nachhaltigen Aufwand erfordert, den der Rechtsanwender selbst und ohne professionelle Hilfe kaum bewältigen kann.
Wer einen (nicht) vermeidbaren Fehler begangen hat, muss dies womöglich im Rahmen eines Bußgeldverfahrens erklären oder rechtfertigen. Empfehlenswerter dürfte es daher sein, auf die schriftlich geäußerte Rechtsansicht der Bußgeldstelle zu verzichten und stattdessen die Compliance-Anforderungen des Transparenzregisters von vornherein so gründlich und rechtssicher wie möglich zu erfüllen, dass es zu einem Bußgeldverfahren erst gar nicht kommt.
IV. Ausnahmen
Es gibt nur noch einen sehr kleinen Teilbereich, der von der Meldepflicht zum Transparenzregister ausgenommen ist, den der eingetragene Verein nach § 21 BGB, die ordnungsgemäß registriert sind.
"Für eingetragene Vereine nach § 21 des Bürgerlichen Gesetzbuchs erstellt die registerführende Stelle anhand der im Vereinsregister eingetragenen Daten eine Eintragung in das Transparenzregister, ohne dass es hierfür einer Mitteilung nach § 20 Absatz 1 Satz 1 bedarf.
(so der Wortlaut von § 20a Abs. 1 Satz 1 GwG).
Eingetragene Vereine werden mithin im Transparenzregister von Amts wegen eingetragen. Dies impliziert allerdings, dass die Vereine ihre im Vereinsregister registrierten Daten jeweils im Hinblick auf die aktuellsten Veränderungen pflegen und ihre Daten rechtzeitig und richtig hinterlegen, widrigenfalls auch sie ggf. eine Meldepflicht trifft (vgl. § 20 a Abs. 2 GwG).
Ausnahmen bestehen außerdem – jedenfalls noch – für Gesellschaften bürgerlichen Rechts und weiterhin für börsennotierte Aktiengesellschaften. Die Letzteren dürften staatlich hinreichend reguliert sein.
Weitere Ausnahmen, insbesondere für die häufigsten Rechtsformen, gibt es leider keine! Sie sind meldepflichtig!
V. Einzelne neue Details
Der direkte Erwerb von Immobilien durch ausländische Rechtseinheiten war bereits bisher zum Transparenzregister meldepflichtig und bleibt dies auch. Ähnliche Regelungen galten und gelten für Trusts.
Die Gesetzesänderung durch das TraFinG erfasst bei gewissen Rechtsgestaltungen jetzt auch den mittelbaren Erwerb von Immobilien in der Form, dass ausländische Rechtseinheiten Anteile unmittelbar oder mittelbar an inländischen Tochtergesellschaften mit Immobilien in einem Ausmaß erwerben oder halten, dass die Grenzen von § 1 Abs. 3 bzw. Abs. 3a GrEStG überschritten werden.
Das GWG verweist in der neuen Fassung von § 20 und § 21 ausdrücklich auf diese Bestimmungen des Grunderwerbssteuergesetzes. Werden z.B. mindestens 90 % der Anteile an einer ausländischen Muttergesellschaft an eine andere ausländische Gesellschaft veräußert und die mitveräußerte deutsche Tochtergesellschaft hält Immobilienvermögen, so sollte sich der ausländische Erwerber mit dem deutschen GWG und dem Grunderwerbssteuergesetz auskennen, da dies unter Umständen zu einer Meldepflicht nach dem GwG in Deutschland führt, obwohl sich die unmittelbaren Gesellschafter der deutschen Gesellschaft nicht verändert haben und sich der Gesellschafterwechsel ausschließlich im Ausland vollzieht. Details zu diesen Konstellationen würden den Rahmen dieser Darstellung sprengen.
Während Abrufe aus dem Transparenzregister bisher noch händisch bearbeitet werden, soll es zukünftig für Behörden und bestimmte Verpflichtete die Möglichkeit eines automatisierten Zugangs zu den Eintragungen in Transparenzregister geben „mittels eines durch die registerführende Stelle geschaffenen und nach ihren Vorgaben ausgestalteten automatisierten Einsichtnahmeverfahrens“. Wie dieses Verfahren ausgestaltet sein wird, bleibt nach derzeitigem Stand abzuwarten.
Aufgrund parallel beschlossener Gesetzesänderungen im Recht der Gesellschaft bürgerlichen Rechts durch das sog. MoPeG (Personengesellschaftsrechtsmodernisierungsgesetz) ist ein GbR-Register ähnlich dem Handelsregister vorgesehen, mit der Folge, dass bestimmte Gesellschaften bürgerlichen Rechts zukünftig von der Meldepflicht erfasst werden sollen. Die Harmonisierung des erst zum 01.01.2024 in Kraft tretenden MoPeG mit dem TraFinG durch den Gesetzgeber ist indessen augenscheinlich „verunglückt“, weshalb es hierzu noch weiterer gesetzgeberischer Schritte bedarf, um diese erwartbare Folge auch im GwG belastbar zu verankern und die gesetzgeberische Abstimmung der beiden Gesetze nachzubessern.
Während die Staatsangehörigkeit des wirtschaftlich Berechtigten zunächst überhaupt nicht angegeben werden musste, diese Pflicht nach einer zwischenzeitlichen Gesetzesänderung dann aber eingeführt wurde, müssen wirtschaftlich Berechtigte nunmehr sämtliche Staatsangehörigkeiten angeben, sofern sie mehrere haben.
Die infolge des Wegfalls der Meldefiktion durch Eintragungen und Dokumente in anderen öffentlichen Registern ausgelösten Meldepflichten gelten nicht ab sofort, sondern erst nach Ablauf unterschiedlich lange bemessener Übergangsfristen, die je nach Gesellschaftsrechtsform variieren. Die Meldungen müssen aber sukzessive und spätestens zum Ablauf des Jahres 2022 erfolgen. Vor Ablauf dieser Fristen können Bußgeldverfahren zwar nicht eröffnet werden, vom tatenlosen verstreichen lassen solcher Übergangsfristen ist jedoch dringend abzuraten, weil es absehbar zu Kapazitätsengpässen kommen wird und deren Eignung zur Rechtfertigung unterbliebener rechtzeitiger Meldungen zumindest zweifelhaft erscheint.
VI. Konsequenzen bei Unterlassen
Die Konsequenz einer unterlassenen Eintragung ist ein Bußgeldverfahren. Da (bis auf die genannten wenigen Ausnahmen) jede Personenvereinigung meldepflichtig ist, ist eine fehlende Eintragung für die Behörden eindeutig zu identifizieren. Die Frage ist daher nicht, ob den Behörden eine Unterlassung auffällt, sondern lediglich wann dies der Fall sein wird und welche Konsequenzen sich dann daran knüpfen.
Die Compliance-Anforderungen haben sich insbesondere auch in den deutschen Notariaten massiv erhöht. Das Konzept des „Know Your Customer“ ist zwingend geworden, auch und gerade für Notare, Rechtsanwälte oder Steuerberater.
Die Identifikationsanforderungen umfassen oft, je nach individueller Konstellation, auch die Prüfung der Eintragungen im Transparenzregister. Unter Umständen bestehen bei nicht ausreichender Identifikation Beurkundungsverbote für den Notar. Ein Notar muss eine Beurkundung dann verweigern und die Beteiligten unverrichteter Dinge wegschicken. In Verdachtsfällen bestehen für Rechtsanwälte, Steuerberater, Wirtschaftsprüfer und Notare ggf. sogar Meldepflichten in Form von sogenannten Unstimmigkeitsmeldungen an die Behörden.
Die Gesetzesänderung modifiziert die Pflichten der Unternehmen bzgl. Eintragungen im Transparenzregister, das Register ist allerdings als solches nicht neu. Viele Unternehmer haben bereits Eintragungen getätigt. Sind Sie damit nun entlastet? – Nicht unbedingt!
Zunächst gilt der Grundsatz, dass die Pflichten gegenüber dem Transparenzregister nicht unbegrenzt für die Zukunft erfüllt sind, sondern alle Daten aktuell zu halten sind! Wechsel in der Gesellschafterstruktur, Verschmelzungen, Unternehmensverkäufe, Erbfälle, die Aufnahme von Investoren, Änderung oder Begründung von Rechtsgestaltungen im Hinblick auf Trusts, Treugeber und vergleichbare Rechtsgestaltungen, Stiftungen, die Einräumung von Stimmrechten, die in ihrem Umfang von der prozentualen Höhe der Kapitalbeteiligung abweichen, Sonderregelungen in Gesellschaftervereinbarungen oder bloße Namensänderungen bei einem wirtschaftlich Berechtigten sowie viele andere Sachverhalte lösen erneute Melde- und Korrekturpflichten aus. Und zwar jedes Mal aufs Neue.
Da Aktiengesellschaften
aufgrund der fehlenden Öffentlichkeit des Aktienregisters schon immer meldepflichtig waren, dürfte deren Meldepflicht im Regelfall erfüllt sein, wenn sie in der Vergangenheit ordnungsgemäß vorgenommen wurde und es keine relevanten Änderungen gegeben hat.
Im Hinblick auf Kommanditgesellschaften, insbesondere in Form einer GmbH & Co. KG war bereits bisher von der Rechtsprechung für Recht erkannt worden, dass eine aktive Meldepflicht regelmäßig auch bestand, obwohl die Haftsumme der Kommanditisten im Handelsregister eingetragen ist und diese häufig, aber eben nicht notwendiger Weise immer, die Beteiligungsverhältnisse widerspiegelt. Da die im Handelsregister eingetragene Haftsumme von der gesellschaftsvertraglichen Pflicht eines Kommanditisten, möglicherweise eine viel höhere Pflichteinlage leisten zu müssen, die für die Beteiligung an der Gesellschaft maßgeblich ist, abweichen kann, vermag der Rechtsanwender die prozentuale wirtschaftliche Beteiligung an der Gesellschaft nicht zuverlässig aus dem Handelsregister abzulesen.
In der Praxis wird das Konzept der Erbringung einer deutlich erhöhten Pflichteinlage im Vergleich zu den anderen Kommanditisten regelmäßig von Finanzinvestoren aufgegriffen, die zwar womöglich nur eine prozentuale Minderheitsbeteiligung an der GmbH & Co. KG bekommen, durch eine hohe zusätzliche Pflichteinlage wirtschaftlich jedoch oft das überwiegende Risiko der Gesellschaft tragen (regelmäßig gegen Gewährung von besonderen Gesellschafterrechten) und dadurch entgegen dem aus dem Handelsregister gewonnenen Eindruck doch wirtschaftlich Berechtigte i.S.d. GwG/Transparenzregisters sind.
Gesellschafter von Kommanditgesellschaften und Geschäftsführer deren Komplementär-GmbHs müssen mithin prüfen, ob sie bisher eine Meldung vorgenommen haben und ob diese aktuell ist. In einigen speziellen Konstellationen bestand auch bisher für Kommanditgesellschaften keine Meldepflicht, so z.B. bei der Ein-Personen-GmbH & Co. KG, bei der der einzige Kommanditist auch die Anteile an der Komplementär-GmbH alleine hält und diese Daten aus öffentlichen Registern abrufbar sind, ebenso bei der Ein-Personen-Einheits-GmbH & Co. KG. Auch solche Spezialfälle sind jetzt indessen meldepflichtig.
Komplizierter wird es bei der GmbH, da ganz überwiegend die Meldepflicht durch die beim Handelsregister elektronisch hinterlegten und abrufbaren Gesellschafterlisten entfiel.
Familienunternehmen in der Rechtsform GmbH mit der simpelsten aller Gesellschafterstrukturen, bei der die Geschäftsanteile ausschließlich natürlichen Personen gehören, haben das Transparenzregister bisher, in der Regel zurecht, ignoriert.
Alteingesessenen GmbHs, die möglicherweise eine ordnungsgemäße Gesellschafterliste seinerzeit noch in Papierform eingereicht hatten, mithin zu einer Zeit, bevor es das digitale Handelsregister gab, war schon nach bisherigem Recht zu empfehlen, eine aktuelle Gesellschafterliste zum Handelsregister in digital abrufbarer Form einzureichen, da nur dann den Anforderungen an die jetzt ohnehin entfallende Meldefiktion nach § 20 Abs. 2 GwG a.F. genügt wurde. Die Meldepflichten zum Transparenzregister bestehen nun allerdings ungeachtet dessen zusätzlich.
Zu bedenken ist ferner: Im mehrstöckigen Konzern ist eine Meldung für jede einzelne Gesellschaft vorzunehmen! Bei GmbH & Co. KGs sind zum Beispiel die wirtschaftlich Berechtigten sowohl der Kommanditgesellschaft als auch der Komplementär-GmbH separat zu melden, auch wenn die wirtschaftlich Berechtigten identisch sind.
VIII. Fazit
Sämtliche Aspekte des Geldwäschegesetzes im Hinblick auf das Transparenzregister zu behandeln, würde den Umfang dieses Beitrags bei weitem sprengen. Viele Fragen sind noch ungeklärt, Diskussionen unvermeidlich und die Praxis durchaus uneinheitlich.
Als Faustformel für eine erste Hilfe gilt jedoch: Prüfen Sie, ob Sie für sämtliche ihrer Unternehmungen eine Meldung an das Transparenzregister vorgenommen haben. Wenn Sie bisher (ob berechtigt oder unberechtigt unter Berufung auf die jetzt entfallene Meldefiktion) nichts gemeldet haben, dann ist der Zeitpunkt dafür nun gekommen.
Bei der Vielzahl der Gesellschaftsrechtsformen und der unüberschaubaren Komplexität von nationalen wie internationalen Konzernstrukturen sowie anderer komplexer Gestaltungen von Gesellschafterstrukturen, etwa im Hinblick auf Treuhandverhältnisse oder atypisch stille Beteiligungen, gibt es leider keinen allgemeingültigen Tipp, mit dem man sämtliche Sachverhalte sicher beurteilen könnte. Die Konzeption des Transparenzregisters ist noch relativ neu, unterliegt stetigem Wandel und wird derzeit von den Behörden selbst noch mit heißer Nadel behandelt. Wer sichergehen will, kommt um eine Einzelfallprüfung nicht herum.
Sollten Sie Fragen zu den Themenbereichen haben, unterstützen wir Sie gerne. Sprechen Sie uns an!