I. Hintergrund und aktueller Stand
Im Rahmen der ViDA-Initiative der EU-Kommission (ViDA steht für „VAT in the Digital Age“) ist die Einführung eines elektronischen Meldesystems geplant, das unter anderem die bisherigen Zusammenfassenden Meldungen (ZM) ersetzen soll. Ursprünglich sollten die Änderungen bereits in 2028 in Kraft treten, jedoch wird nun über eine Verschiebung auf 2030 bzw. 2032 diskutiert. Es gibt bereits eine geänderte Definition des Begriffs "Elektronische Rechnung" (Art. 217 MwStSystRL) in Vorbereitung auf diese Neuerungen.
Unabhängig von der ViDA-Initiative auf europäischer Ebene hat Deutschland bereits im Sommer 2023 mit Durchführungsbeschluss des EU-Rates die Erlaubnis erhalten, abweichende Regelungen von der Mehrwertsteuersystemrichtlinie in Bezug auf E-Rechnungen einzuführen. Diese neuen nationalen Regelungen zur E-Rechnung sind im Wachstumschancengesetz enthalten, das vom Bundestag am 17.11.2023 verabschiedet wurde. Im Rahmen des Gesetzgebungsverfahrens lief ein Vermittlungsverfahren, welches keine inhaltlichen Änderungen hinsichtlich der elektronischen Rechnungsregelungen zur Folge hatte und dessen Ergebnis seit dem 21.2.2024 vorliegt. Das geänderte Wachstumschancengesetz muss jedoch erneut vom Bundestag und (voraussichtlich am 22.3.2024) vom Bundesrat verabschiedet werden (dessen Zustimmung noch nicht gesichert ist), um in Kraft treten zu können. Dass aber die E-Rechnungspflicht in Deutschland eingeführt wird, ist nur eine Frage der Zeit.
II. Was wird sich ändern?
Ab dem 1. Januar 2025 müssen sich Unternehmen auf neue Begriffsdefinitionen einstellen (§ 14 Abs. 1 Satz 2 ff. UStG-E). Es wird zwischen elektronischen Rechnungen und sonstigen Rechnungen unterschieden.
Eine elektronische Rechnung (§ 14 Abs. 1 Satz 3 UStG-E) ist demnach eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Dieses strukturierte elektronische Format muss den europäischen Normen für die elektronische Rechnungsstellung und den entsprechenden Syntaxen gemäß RL 2014/55/EU entsprechen (und somit auch der CEN-Norm EN 16931).
Es ist zu beachten, dass das strukturierte elektronische Format der E-Rechnung auch zwischen Rechnungsaussteller und -empfänger vereinbart werden kann (§ 14 Abs. 1 Satz 6 Nr. 2 UStG-E). Jedoch müssen aus der E-Rechnung im vereinbarten Format die gesetzlich erforderlichen Rechnungsangaben richtig und vollständig extrahiert werden können, in ein Format, das der genannten europäischen Norm entspricht oder damit interoperabel ist. So sind beispielsweise auch über EDI-Verfahren ausgestellte Rechnungen unter Umständen weiterhin zulässig.
Formate wie die XRechnung, die bereits im öffentlichen Auftragswesen verwendet wird, oder das hybride ZUGFeRD-Format (eine Kombination aus PDF-Dokument und XML-Datei), erfüllen diese Formatanforderungen (für ZUGFeRD ab Version 2.0.1). Auch andere Rechnungsformate, die nicht ausdrücklich genannt wurden, können grundsätzlich die Anforderungen erfüllen.
Mit sonstigen Rechnungen sind dann bspw. Papierrechnung oder auch eine per E-Mail versandte PDF-Rechnung gemeint.
III. Wer wird davon betroffen sein?
Auch schon heute ist der Unternehmer grundsätzlich verpflichtet eine Rechnung auszustellen, wenn er eine Lieferung oder eine sonstige Leistung an einen anderen Unternehmer erbringt (es sei denn, der Umsatz ist nach § 4 Nr. 8 – 29 UStG steuerbefreit). Diese Verpflichtung bleibt durch die Gesetzesänderung unverändert. Neu ist die Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung (§ 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG-E).
Die E-Rechnungspflicht betrifft zunächst nur Umsätze zwischen Unternehmen (B2B). Außerdem müssen sowohl der leistende Unternehmer als auch der Leistungsempfänger im Inland ansässig sein. Eine umsatzsteuerliche Registrierung in Deutschland ohne gleichzeitige Ansässigkeit löst per se noch keine Verpflichtung zur E-Rechnungsstellung aus.
Ausnahmen von der Verpflichtung gibt es z.B. für Kleinbetragsrechnungen (§ 33 UStDV), die weiterhin als "sonstige Rechnungen" übermittelt werden dürfen, also z.B. in Papierform.
IV. Ab wann gilt die E-Rechnungspflicht?
Grundsätzlich gilt ab dem 1. Januar 2025 die E-Rechnungspflicht. Unter Berücksichtigung des zu erwartenden Umsetzungsaufwands hat der Gesetzgeber mehrere gestaffelte Übergangsregelungen (§ 27 Abs. 38 UStG-E) eingeführt.
Bis zum Ende des Jahres 2026 dürfen für B2B-Umsätze, die in den Jahren 2025 und 2026 ausgeführt werden, weiterhin Papierrechnungen verwendet werden. Auch sonstige Rechnungen, die nicht dem neuen Format entsprechen (also z.B. eine PDF Rechnung per Email), sind in diesem Zeitraum zulässig, jedoch ist wie bisher die Zustimmung des Rechnungsempfängers erforderlich (§ 27 Abs. 38 Nr. 1 UStG-E).
Bis zum Ende des Jahres 2027 dürfen für B2B-Umsätze, die in 2027 ausgeführt werden, weiterhin Papierrechnungen oder sonstige Rechnungen verwendet werden (ggf. mit Zustimmung des Rechnungsempfängers; vgl. auch oben). Eine zusätzliche Voraussetzung ist jedoch, dass der Rechnungsaussteller einen Vorjahresumsatz (Gesamtumsatz im Sinnes des § 19 Abs. 3 UStG) von maximal 800.000 EUR hat (§ 27 Abs. 38 Nr. 2 UStG-E).
Im Ergebnis müssen ab dem Jahr 2028 die neuen Anforderungen an E-Rechnungen und ihre Übermittlung dann zwingend eingehalten werden.
V. Welche Auswirkungen hat das für Rechnungsempfänger?
Wie bereits oben beschrieben gilt die neue E-Rechnungspflicht ab dem 1. Januar 2025. Ab diesem Zeitpunkt wird der inländische Unternehmer zwar zunächst aufgrund der Übergangsregelungen nicht zwingend zur E-Rechnungstellung verpflichtet. Dieser ist aber auch ohne Zustimmung des Rechnungsempfängers zur E-Rechnungstellung berechtigt. Insofern müssen inländische Unternehmer als Rechnungsempfänger ggf. schon ab dem 1. Januar 2025 in der Lage sein, E-Rechnungen nach den neuen Vorgaben zu empfangen und zu verarbeiten.
Vor diesem Hintergrund sind Unternehmer, die zwar selbst nur steuerfreie Leistungen erbringen (z.B. Wohnungsvermieter, Ärzte), mittelbar von der E-Rechnung betroffen. Denn auch diese müssen künftig in der Lage sein, elektronische Rechnungen im strukturierten Format zu empfangen und zu archivieren.
Die grundsätzliche Möglichkeit, eine Abrechnung per Gutschrift (also im umsatzsteuerlichen Sinne eine Rechnung, die vom Leistungsempfänger erstellt wird) durchzuführen, bleibt von der Gesetzesänderung unberührt. Allerdings werden zukünftig die E-Rechnungsregelungen im Hinblick auf das Gutschriftsverfahren wohl entsprechend Anwendung finden.
VI. Zusammenfassung und Ausblick
Die Einführung einer E-Rechnungspflicht in Deutschland wird mit Sicherheit kommen. Auch in einigen anderen EU-Ländern gibt es unabhängig von der ViDA-Initiative Bestrebungen, eigene nationale Regelungen und E-Rechnungssysteme einzuführen (Italien hat bspw. schon seit Längerem ein eigenes E-Rechnungssystem eingeführt). Vor diesem Hintergrund ist es für Unternehmen, vor allem für solche, die grenzüberschreitend Warenlieferungen oder Dienstleistungen erbringen, mitunter herausfordernd, die Übersicht über die verschiedenen Regelungssysteme zu behalten.
Mit der beabsichtigten Einführung der E-Rechnungsregelungen ergeben sich aber gleichzeitig neue Fragen, die noch zu klären sind. Offen ist unter anderem, welche Sanktionen dem Unternehmer drohen, wenn eine E-Rechnung nicht empfangen werden kann, oder welche rechtliche Folge es hat, wenn trotz Pflicht zur Erteilung einer E-Rechnung dies nicht erfolgt, etc. Insofern ist das Ergehen eines BMF-Schreibens zu den Detailfragen vor Inkrafttreten wünschenswert.
Unabhängig von den gesetzlichen Entwicklungen erwarten immer mehr Unternehmen von ihren Geschäftspartnern, dass sie in der Lage sind, elektronische Rechnungen zu empfangen und zu versenden. Zudem müssen Unternehmer ab dem 1. Januar 2025 ohnehin die technischen Voraussetzungen zur Entgegennahme einer E-Rechnung im Grundsatz sicherstellen. Daher wächst der Druck zur Umstellung, unabhängig von den Zeitplänen der nationalen oder EU-Gesetzgebung. Da Zeit- und Kostenaufwand für die Umstellung je nach Unternehmensgröße erheblich sein können, ist es ratsam, entsprechende Projektstrukturen zeitnah zu implementieren, sofern dies noch nicht geschehen ist. Gerne sind wir Ihnen behilflich bei der rechtlichen und technischen Umsetzung.
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