Pauschalierung der Lohnsteuer –
Gesetzliche Vorgaben und aktuelle BFH-Rechtsprechung
Der Gesetzgeber hat dem Arbeitgeber in den §§ 37a, 37b, 40, 40a und 40b EStG eine Reihe von Pauschalierungswahlrechten eingeräumt, um das Lohnsteuerverfahren in bestimmten Fällen zu vereinfachen. Dies kann unter Umständen auch dem Arbeitnehmer Aufwand ersparen. Trotz der durch die Pauschalierungsmöglichkeiten angestrebten Verfahrenserleichterungen kommt es in diesem Zusammenhang immer wieder zu Streitigkeiten mit der Finanzverwaltung und letztlich auch zu Gerichtsverfahren, an deren Ende im Zweifelsfall der Bundesfinanzhof (BFH) zu entscheiden hat. Nachfolgend sollen die gesetzlichen Pauschalierungswahlrechte und eine hierzu ergangene aktuelle Entscheidung des BFH kurz dargestellt werden.
I. Grundsätze zur Pauschalierung
Der Arbeitgeber kann unter Verzicht auf den Abruf von elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmalen nach § 39e Abs. 3 Satz 1 EStG oder die Vorlage einer Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug nach § 39e Abs. 7 EStG die Lohnsteuer einschließlich Solidaritätszuschlag und Kirchensteuern, sog. einheitliche Pauschsteuer, in bestimmten Fällen mit einem einheitlichen Pauschsteuersatz des Arbeitsentgelts erheben. Die Auswahl der jeweiligen Pauschalierungsmöglichkeit hängt dabei vom jeweiligen Sachverhalt ab, da das Gesetz diese Möglichkeit an enge Voraussetzungen knüpft. Je nach der Art der Pauschalierung richtet sich dann auch das jeweilige Verfahren.
1. Sachprämien durch Dritte – Pauschalierung nach § 37a EStG
Nach § 37a Abs. 1 Satz 1 EStG können Sachprämien im Sinne des § 3 Nr. 38 EStG (Zuwendungen für Zwecke der Kundenbindung) pauschal mit 2,25% versteuert werden. Für die Pauschalierung dieser Sachprämien durch Dritte, also nicht durch den Arbeitgeber, gilt eine generelle Antragspflicht. Über den Antrag entscheidet das Betriebsstättenfinanzamt des Unternehmens nach § 41a Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 EStG. Die so ermittelte pauschale Einkommensteuer gilt als Lohnsteuer und ist von dem Unternehmen in der Lohnsteuer-Anmeldung der Betriebsstätte anzumelden und spätestens am zehnten Tag nach Ablauf des für die Betriebsstätte maßgebenden Lohnsteuer-Anmeldungszeitraums an das Betriebsstättenfinanzamt abzuführen.
2. Zuwendungen an Dritte und Arbeitnehmer – Pauschalierung nach § 37b EStG
Nach § 37b EStG besteht die Möglichkeit, einen Pauschsteuersatz von 30% anzusetzen. Diese Pauschalierungsvorschrift gilt nicht nur für Zuwendungen an Arbeitnehmer, sondern auch für Sachzuwendungen, die Firmen und Betriebe an Kunden und Geschäftsfreunde – einschließlich deren Arbeitnehmer – gewähren. Das Pauschalierungswahlrecht ist für alle gewährten Zuwendungen (betrieblich veranlasste Zuwendungen, die zusätzlich zur ohnehin vereinbarten Leistung oder Gegenleistung erbracht werden und Geschenke im Sinne des § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 1 EStG) einheitlich auszuüben, kann aber für Sachzuwendungen an eigene Arbeitnehmer nach § 37b Abs. 2 EStG und für Sachzuwendungen an Dritte gesondert ausgeübt werden, sog. gesonderte Pauschalierungskreise.
Auch bei dieser Pauschalierungsnorm gilt die pauschalierte Einkommensteuer für Sachzuwendungen an Dritte und Arbeitnehmer als Lohnsteuer und ist von dem die Sachzuwendung gewährenden Steuerpflichtigen in der Lohnsteuer-Anmeldung der Betriebsstätte nach § 41 Abs. 2 EStG anzumelden und spätestens am zehnten Tag nach Ablauf des für die Betriebsstätte maßgebenden Lohnsteuer-Anmeldezeitraums an das Betriebsstättenfinanzamt abzuführen.
3. Besondere Fälle – Pauschalierung nach § 40 EStG
Das Betriebsstättenfinanzamt kann auf Antrag des Arbeitgebers zulassen, dass die Lohnsteuer mit einem unter Berücksichtigung der Vorschriften des § 38a EStG (Grundsätze zur Höhe der Lohnsteuer) zu ermittelnden Pauschsteuersatz erhoben wird, soweit vom Arbeitgeber sonstige Bezüge in einer größeren Zahl von Fällen gewährt werden oder in einer größeren Zahl von Fällen Lohnsteuer nachzuerheben ist, weil der Arbeitgeber die Lohnsteuer nicht vorschriftsmäßig einbehalten hat.
Daneben besteht die Möglichkeit der Pauschalierung mit 25% bzw. 15% nach § 40 Abs. 2 Sätze 1 und 2 EStG für dort aufgelistete Fälle, etwa bspw. bei der verbilligten oder unentgeltlichen Abgabe von Mahlzeiten oder bei Zuschüssen zu den Aufwendungen des Arbeitnehmers für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte. Dieses Wahlrecht zur Pauschalierung mit 25% bzw. 15% kann nur durch Anmeldung nach amtlich vorgeschriebenem Datensatz ausgeübt werden.
Der Arbeitgeber hat in diesen Fällen die pauschale Lohnsteuer zu übernehmen, das heißt, er ist selbst originärer Schuldner dieser Steuer. Anders als bei den unter Ziffer 1. und 2. dargestellten Pauschalierungsmöglichkeiten bleiben bei einer Pauschalierung nach § 40 EStG der pauschal besteuerte Arbeitslohn und die pauschale Lohnsteuer bei einer Veranlagung des Arbeitnehmers zur Einkommensteuer und beim Lohnsteuer-Jahresausgleich außer Ansatz. Die pauschale Lohnsteuer ist weder auf die Einkommensteuer noch auf die Jahreslohnsteuer anzurechnen.
4. Teilzeitkräfte und geringfügig Beschäftigte – Pauschalierung nach § 40a EStG
Für kurzfristig Beschäftigte, die also nicht regelmäßig bei dem Arbeitgeber beschäftigt sind, kann nach § 40a Abs. 1 EStG ein Pauschsteuersatz von 25% angesetzt werden. Für geringfügig entlohnte Beschäftigte, sog. Minijobber, sieht § 40a Abs. 2 die Möglichkeit der Erhebung eines einheitlichen Pauschsteuersatzes in Höhe von 2% des Arbeitsentgelts vor, wobei in Sonderfällen wiederum nach § 40a Abs. 2a EStG auch die Möglichkeit besteht, einen Pauschalsteuersatz von 20% anzusetzen.
Für die Erhebung der 2%igen Pauschalsteuer bei den Minijobbern ist ausschließlich die Minijob-Zentrale bei der Deutschen Rentenversicherung Knappschaft-Bahn-See zuständig. Das Pauschalierungswahlrecht wird ausschließlich durch die Lohnsteueranmeldung ausgeübt.
Die Pauschalierung der Lohnsteuer mit 20% oder 25% ist weder von einem Antrag des Arbeitgebers an das Finanzamt noch von einer ausdrücklichen Zustimmung durch das Finanzamt abhängig. Der Arbeitgeber selbst hat unmittelbar das Wahlrecht zur Pauschalierung. Dabei muss die Lohnsteuerpauschalierung nicht einheitlich für alle Teilzeitbeschäftigten durchgeführt werden, sodass der Arbeitgeber die Pauschalierung auf bestimmte Arbeitnehmer oder auf einen einzelnen Arbeitnehmer beschränken kann. Der Arbeitgeber darf die Pauschalbesteuerung auch nachholen, solange keine Lohnsteuerbescheinigung an die Finanzverwaltung übermittelt oder ausgestellt worden ist, eine Lohnsteuer-Anmeldung noch berichtigt werden kann und noch keine Festsetzungsverjährung eingetreten ist.
5. Bestimmte Zukunftssicherungsleistungen – Pauschalierung nach § 40b EStG
Für Zuwendungen des Arbeitgebers zum Aufbau einer betrieblichen Altersvorsorge sieht § 40b EStG unter bestimmten Voraussetzungen einen Pauschsteuersatz in Höhe von 20% der Zuwendung vor. Handelt es sich hierbei um Sonderleistungen, so ist nach § 40b Abs. 4 EStG ein Pauschalsteuersatz von 15% zu erheben.
Die Pauschalierung der Lohnsteuer mit 20% liegt im Ermessen des Arbeitgebers; eine Genehmigung des Finanzamts ist nicht erforderlich. Ob die Pauschalierung nur für einen Arbeitnehmer oder für mehrere Arbeitnehmer durchgeführt wird, ist ohne Bedeutung. Wird für mehrere Arbeitnehmer gemeinsam eine pauschale Beitragsleistung erbracht, bei welcher der Teil, der auf den einzelnen Arbeitnehmer entfällt, nicht festgestellt werden kann, ist dem einzelnen Arbeitnehmer der Teil der Beitragsleistung zuzurechnen, der sich bei einer Aufteilung der Leistung nach der Zahl der begünstigten Arbeitnehmer ergibt, sog. Aufteilung nach Köpfen. Auch bei dieser Pauschalsteuer hat der Arbeitgeber die Steuer zu übernehmen, sodass es sich um eine Steuer des Arbeitgebers selbst handelt.
II. BFH-Urteil zum Pauschalierungsverfahren nach § 40 Abs. 2 EStG
Die Pauschalierung der Lohnsteuer beschäftigt regelmäßig die Finanzgerichte und den BFH. Mit Urteil vom 01.09.2021 (VI R 38/19) entschied der BFH, dass das Pauschalierungswahlrecht nach § 40 Abs. 2 EStG ausschließlich durch eine entsprechende Lohnsteuer-Anmeldung des Arbeitgebers nach § 41a Abs. 1 Satz 2 EStG erfolgen kann. Hat der Arbeitgeber zusätzlich für andere Lohnsteuer zu haften, können der Pauschalierungs- und der Haftungsbescheid äußerlich verbunden werden, ohne dass es an der inhaltlichen Bestimmtheit fehlt.
1. Sachverhalt: Fehler bei Mahlzeiten und Arbeitnehmerüberlassung
Im Entscheidungsfall stellte der Arbeitgeber nachträglich fest, dass zum einen die Gestellung von Mahlzeiten an das Personal lohnsteuerlich unzutreffend erfasst wurde und zum anderen einige Leiharbeitnehmer lohnsteuerlich gar nicht geführt worden waren. Daraufhin wandte sich der Arbeitgeber schriftlich an das zuständige Finanzamt und informierte dieses über die Geschehnisse. Für die nichterfassten Mahlzeiten an die Belegschaft errechnete der Arbeitgeber nachzuentrichtende pauschalierte Lohnsteuer und für die unterlassene lohnsteuerliche Führung der Leiharbeitnehmer ermittelte der Arbeitgeber eine Haftungssumme. Die errechneten Beträge wurden sodann an die Finanzkasse überwiesen. Eine Anmeldung der vorgenannten Beträge nach amtlich vorgeschriebenem Datensatz unterblieb indes.
Im Nachgang zu diesem Schreiben wurde das Finanzamt aktiv und erließ gegenüber dem Arbeitgeber einen als „Haftungsbescheid“ überschriebenen Bescheid, in dem das Finanzamt weiter ausführte, dass der Arbeitgeber nach § 42d EStG für die nachstehend unter „H“ aufgeführten Beträge hafte und dass die geschuldeten Beträge nach den §§ 37a, 37b, 40, 40a und 40b EStG ebenfalls in den nachstehend unter „H“ aufgeführten Beträgen zu finden seien. Wegen der Sachverhalte und der Berechnungsgrundlagen wurde auf das vorherige Schreiben des Arbeitgebers an das Finanzamt verwiesen. Zudem wurden die bereits getätigten Zahlungen auf die Festsetzungsbeträge umgebucht.
Ein gegen den Bescheid gerichteter Einspruch hatte keinen Erfolg. Der Arbeitgeber erhob Klage und geriet bald darauf in Insolvenz. Das Finanzgericht gab der gegen den Bescheid gerichteten Klage wiederum vollumfänglich statt, da der „Haftungsbescheid“ inhaltlich nicht hinreichend bestimmt gewesen sei. Das Finanzamt legte dem BFH wiederum dieses Urteil zur Revision vor.
2. Begründung des BFH: Ohne richtiges Verfahren keine Pauschalierung
Der BFH gab dem Begehren des Finanzamts wiederum teilweise statt und hob das Urteil des Finanzgerichts bezüglich des Pauschalierungsbescheids auf. Die teilweise Inanspruchnahme durch Haftungsbescheid sei hingegen rechtmäßig erfolgt. Zwar können grundsätzlich auch zwei verschiedene Bescheide in einem Bescheid äußerlich zusammengefasst werden. Dies ändert aber nichts an der Tatsache, dass es sich letztlich um zwei verschiedene Bescheide handelt. Für die jeweiligen Bescheide kam es jeweils auf die genauen Voraussetzungen der jeweiligen Lohnsteuer an. Dabei differenzierte der erkennende Senat scharf zwischen pauschalierter Lohnsteuer, die der Arbeitgeber selbst schuldet, und einer vom Arbeitnehmer geschuldeten Lohnsteuer, für die der Arbeitgeber lediglich haftet. Entsprechend kann die pauschalierte Lohnsteuer als eigene Steuerschuld des Arbeitgebers nur im Rahmen eines Festsetzungsbescheids gefordert werden, während die Lohnsteuer, für die der Arbeitgeber lediglich haftet, nur mittels eines Haftungsbescheids verlangt werden kann.
Dieser Argumentation folgend galt für den vorliegenden Sachverhalt, dass zwar die Voraussetzung des Haftungsbescheids nach § 42d EStG für die einzubehaltende und abzuführende Lohnsteuer der Leiharbeitnehmer gegeben waren, nicht jedoch die Voraussetzungen für die Festsetzung der pauschalierten Lohnsteuer für die an die Arbeitnehmer gestellten Mahlzeiten. Denn der Arbeitgeber hatte keine pauschalierte Lohnsteuer nach amtlich vorgeschriebenem Datensatz angemeldet. Nach der Rechtsprechung des BFH kann das Pauschalierungswahlrecht des Arbeitgebers nach § 40 Abs. 2 EStG im Unterschied zur Pauschalierung nach § 40 Abs. 1 EStG aber nur durch Anmeldung der mit einem Pauschsteuersatz erhobenen Lohnsteuer nach Maßgabe des § 41a Abs. 1 Satz 2 EStG ausgeübt werden. Das Schreiben des Arbeitgebers und auch die Überweisung der Lohnsteuer allein waren jedenfalls nicht ausreichend, um das Wahlrecht auszuüben und das Pauschalierungsverfahren formwirksam in Gang zu setzen.
Da die Anmeldung nach amtlich vorgeschriebenem Datensatz vorliegend unterblieb, war der Pauschalierungsbescheid in Ermangelung ordnungsgemäß pauschalierter Lohnsteuer rechtswidrig und somit aufzuheben.
III. Fazit
Die Ausübung von Pauschalierungswahlrechten kann sich als sinnvolles Instrument darstellen, um bspw. nachträglich festgestellte Fehler einfach und schnell zu beheben und sich damit Aufwand bei der genauen Ermittlung und Erhebung der Lohnsteuer zu ersparen. Ob diese Möglichkeit – und wenn ja zu welchem Pauschalsteuersatz – besteht und welche verfahrenstechnischen Besonderheiten zu beachten sind, gilt es aber vor der Ausübung genau zu prüfen. Nicht selten finden sich im Lohnsteuerrecht Einschränkungen für die Ausübung des jeweiligen Pauschalierungswahlrechts.
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Kurzüberblick Die Firmenwagenbesteuerung gehört zu den häufigsten Themen der Entgeltabrechnung Fehler entstehen meist nicht bei der Berechnung, sondern bei der Einordnung der Nutzung und der organisatorischen Umsetzung. Eine klare Abstimmung zwischen HR, Payroll und Fuhrparkmanagement ist entscheidend. I. Rückblick auf die Serie In dieser Praxisserie wurden zentrale Fragen der Firmenwagenbesteuerung aus Sicht der Entgeltabrechnung betrachtet. Ausgangspunkt war ein aktuelles Urteil des Bundesfinanzhofs zu Stellplatzkosten , das zeigt, dass scheinbar naheliegende Annahmen steuerlich nicht immer zutreffen. Darauf aufbauend wurden drei zentrale Bereiche der Firmenwagenbesteuerung näher beleuchtet: 1. Pauschale Bewertungsmethoden (1-%-Regelung) ( hier ) 2. Fahrtenbuchmethode ( hier ) 3. Elektro- und Hybridfahrzeuge ( hier ) Alle drei Themen gehören in vielen Unternehmen zum Alltag der Payroll. II. Drei typische Praxisfragen Die Serie zeigt, dass sich viele Fragen der Firmenwagenbesteuerung auf drei grundlegende Punkte zurückführen lassen. Erstens: Welche Nutzung liegt tatsächlich vor? Hier geht es vor allem um die Unterscheidung zwischen allgemeiner Privatnutzung Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte dienstlichen Fahrten. Zweitens: Welche Bewertungsmethode wird angewendet? In der Praxis stehen meist zwei Varianten im Mittelpunkt: die pauschale Bewertung nach der 1-%-Regelung die Fahrtenbuchmethode. Drittens: Sind alle relevanten Fahrzeugdaten im System korrekt hinterlegt? Gerade bei Elektro- und Hybridfahrzeugen entscheidet die richtige Einordnung des Fahrzeugs über die steuerliche Behandlung. III. Wo in der Praxis Fehler entstehen In der Praxis entstehen Probleme bei der Firmenwagenbesteuerung selten durch komplizierte Rechenvorgänge. Deutlich häufiger liegen die Ursachen in anderen Bereichen, etwa: unklaren Zuständigkeiten zwischen HR, Payroll und Fuhrparkmanagement unvollständig erfassten Fahrzeugdaten fehlender Dokumentation bei der Fahrtenbuchmethode. Solche Probleme zeigen sich häufig erst im Rahmen einer Lohnsteuerprüfung . IV. Firmenwagenbesteuerung als organisatorisches Thema Die Firmenwagenbesteuerung ist daher nicht nur eine steuerliche Frage, sondern auch ein organisatorisches Thema innerhalb des Unternehmens. Wichtig sind insbesondere: klare Zuständigkeiten für Fahrzeug- und Nutzungsdaten abgestimmte Prozesse zwischen Fuhrparkmanagement und Payroll eine verlässliche Systemabbildung im Abrechnungssystem. Wenn diese Grundlagen stimmen, lassen sich viele Fehler bereits im Vorfeld vermeiden. V. Fazit aus Payroll-Sicht Die Firmenwagenbesteuerung zeigt exemplarisch, dass Entgeltabrechnung weit mehr umfasst als die Anwendung einzelner steuerlicher Rechenregeln. Entscheidend sind vor allem: die richtige Einordnung der Nutzung die korrekte Abbildung im Abrechnungssystem klare organisatorische Abläufe im Unternehmen. Oder anders formuliert: Payroll – mehr als ein Klick. Gerne unterstützt Sie Pelka bei weiteren Rückfragen zu diesem Thema. Wenden Sie sich bei Bedarf gerne an Susanne Küsters und Andreas Theisen, oder füllen Sie unser Kontaktformular aus.
Kurzüberblick Steuerliche Begünstigungen für Elektrofahrzeuge führen zu reduzierten Bewertungsansätzen bei der Firmenwagenbesteuerung. Die Höhe der Begünstigung hängt insbesondere von Bruttolistenpreis, Zeitpunkt der Überlassung und Fahrzeugart ab. Für die Entgeltabrechnung ist entscheidend, dass Fahrzeugdaten im System korrekt hinterlegt sind. Dieser Beitrag ist Teil 3 unserer Praxisserie zur Firmenwagenbesteuerung in der Entgeltabrechnung. In den bisherigen Beiträgen wurden drei zentrale Bewertungsbereiche behandelt: 1. Pauschale Bewertungsmethoden (1-%-Regelung) ( hier ) 2. Fahrtenbuchmethode ( hier ) 3. Elektro- und Hybridfahrzeuge Die Serie begann mit einem Serienauftakt zur Systematik der Firmenwagenbesteuerung und einem aktuellen BFH-Urteil ( hier ). Im nächsten Beitrag folgt ein abschließendes Fazit, in dem die wichtigsten Praxisfragen aus Sicht von HR und Payroll noch einmal zusammengeführt werden. I. Einleitung Die steuerliche Behandlung von Firmenwagen ist seit einigen Jahren ein wichtiges Instrument der Förderpolitik für Elektromobilität. Durch reduzierte Bewertungsansätze soll der Einsatz elektrisch betriebener Fahrzeuge auch im Unternehmenskontext attraktiver werden. Für Unternehmen bringt diese Förderung jedoch nicht nur steuerliche Vorteile, sondern auch zusätzliche Anforderungen in der praktischen Umsetzung. Gerade in der Entgeltabrechnung zeigt sich, dass die steuerlichen Begünstigungen differenziert ausgestaltet sind und von mehreren Faktoren abhängen. Entscheidend sind insbesondere die Art des Fahrzeugs, der Bruttolistenpreis sowie der Zeitpunkt der Überlassung an die Arbeitnehmerin bzw. den Arbeitnehmer. Werden diese Kriterien nicht korrekt berücksichtigt, kann es in der Lohnabrechnung zu fehlerhaften Bewertungen kommen. II. Der häufige Praxisirrtum: „Elektroautos werden immer mit 0,25 % versteuert“ Im Zusammenhang mit Elektro-Dienstwagen ist häufig zu hören: „Ein Elektroauto wird steuerlich mit 0,25 % angesetzt.“ Diese Aussage greift jedoch zu kurz. Zwar existiert tatsächlich eine stark reduzierte Bewertung für bestimmte Elektrofahrzeuge. Sie gilt jedoch nur unter bestimmten Voraussetzungen. Für die korrekte steuerliche Behandlung müssen mehrere Kriterien berücksichtigt werden. Maßgeblich sind insbesondere: der Bruttolistenpreis des Fahrzeugs der Zeitpunkt der Erstüberlassung an die Arbeitnehmerin bzw. den Arbeitnehmer die Fahrzeugart, also ob es sich um ein reines Elektrofahrzeug oder um ein Plug-in-Hybridfahrzeug handelt. Erst wenn diese Faktoren korrekt eingeordnet werden, lässt sich feststellen, welcher Bewertungsansatz tatsächlich anzuwenden ist. III. Steuerliche Begünstigung für reine Elektrofahrzeuge Für reine Elektrofahrzeuge sieht das Steuerrecht eine reduzierte Bewertung der privaten Nutzung vor. Ziel dieser Regelung ist es, den Einsatz emissionsfreier Fahrzeuge auch im Rahmen von Dienstwagenregelungen zu fördern. In der Praxis wird häufig davon gesprochen, dass Elektrofahrzeuge mit 0,25% oder 0,5% des Bruttolistenpreises bewertet werden. Diese Darstellung ist zwar verbreitet, rechtstechnisch jedoch nicht ganz korrekt. Tatsächlich funktioniert die steuerliche Begünstigung etwas anders: Der Bruttolistenpreis wird zunächst reduziert angesetzt. Erst auf diese reduzierte Bemessungsgrundlage wird anschließend die 1-%-Regelung angewendet. Konkret bedeutet dies: 25 % des Bruttolistenpreises , wenn das Fahrzeug unterhalb der maßgeblichen Preisgrenze liegt 50 % des Bruttolistenpreises , wenn der Listenpreis darüber liegt. Der so ermittelte Betrag wird – wie bei der klassischen 1-%-Regelung – auf volle 100 € abgerundet. Von dieser Bemessungsgrundlage werden anschließend 1% pro Monat als geldwerter Vorteil angesetzt. Die häufig verwendeten Werte von 0,25% bzw. 0,5% des Bruttolistenpreises ergeben sich lediglich rechnerisch aus dieser Systematik. Für die Frage, welche Preisgrenze gilt, kommt es nicht auf das Baujahr oder das Anschaffungsdatum des Fahrzeugs an. Entscheidend ist vielmehr der Zeitpunkt der erstmaligen Überlassung an die Arbeitnehmerin bzw. den Arbeitnehmer. Das bedeutet: Wird ein Elektrofahrzeug erstmals im Jahr 2025 überlassen, gelten die zu diesem Zeitpunkt maßgeblichen Preisgrenzen. Wird dasselbe Fahrzeug erst später einer anderen Arbeitnehmerin bzw. einem anderen Arbeitnehmer überlassen , kann unter Umständen bereits eine andere gesetzliche Regelung greifen. Gerade bei Poolfahrzeugen, Geschäftsführerfahrzeugen oder späteren Fahrzeugwechseln kann dieser Punkt steuerlich relevant werden. Überlassung zwischen 01.01.2024 und 30.06.2025: bis 70.000 € Bruttolistenpreis → Bemessungsgrundlage: 25 % über 70.000 € → Bemessungsgrundlage: 50 % Überlassung ab 01.07.2025: bis 100.000 € Bruttolistenpreis → Bemessungsgrundlage: 25 % über 100.000 € → Bemessungsgrundlage: 50 % Gerade bei höherpreisigen Elektrofahrzeugen kann diese Differenz einen erheblichen Einfluss auf die Höhe des geldwerten Vorteils haben. Erste Beispielrechnung: Ein Arbeitnehmer erhält ein Elektrofahrzeug mit einem Bruttolistenpreis von 60.000 € . Das Fahrzeug wird im Jahr 2025 erstmals überlassen und liegt damit unter der maßgeblichen Preisgrenze. Schritt 1: Reduzierter Bruttolistenpreis 25 % von 60.000 € = 15.000 € Schritt 2: Abrundung auf volle 100 € 15.000 € → 15.000 € Schritt 3: Geldwerter Vorteil 1 % von 15.000 € = 150 € pro Monat Zum Vergleich: Ohne steuerliche Begünstigung (klassische 1-%-Regelung) würde der geldwerte Vorteil 600 € pro Monat betragen. Zweite Beispielrechnung: Ein Arbeitnehmer erhält ein Elektrofahrzeug mit einem Bruttolistenpreis von 90.000 € . Das Fahrzeug wird im Jahr 2025 erstmals überlassen. Da der Bruttolistenpreis über der maßgeblichen Preisgrenze von 70.000 € liegt, wird die 50-%-Bemessungsgrundlage angewendet. Schritt 1: Reduzierter Bruttolistenpreis 50 % von 90.000 € = 45.000 € Schritt 2: Abrundung auf volle 100 € 45.000 € → 45.000 € Schritt 3: Geldwerter Vorteil 1 % von 45.000 € = 450 € pro Monat Zum Vergleich: Ohne steuerliche Begünstigung (klassische 1-%-Regelung) würde sich ein monatlicher geldwerter Vorteil von 1 % von 90.000 € = 900 € pro Monat ergeben. IV. Auswirkungen auf den Arbeitsweg Die steuerliche Begünstigung betrifft nicht nur die allgemeine Privatnutzung des Firmenwagens. Sie wirkt sich auch auf die Besteuerung der Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte aus. Da sich der reduzierte Prozentsatz auf den Bruttolistenpreis bezieht, gilt er auch für die Bewertung des Arbeitswegs. Auch hier wird nicht direkt mit 0,03 % oder 0,002 % des Bruttolistenpreises gerechnet. Stattdessen gilt dieselbe Systematik wie bei der Privatnutzung: Zunächst wird der Bruttolistenpreis reduziert angesetzt: 25 % des Bruttolistenpreises bei begünstigten Elektrofahrzeugen unterhalb der maßgeblichen Preisgrenze 50 % des Bruttolistenpreises bei Fahrzeugen oberhalb dieser Grenze. Erst auf diese reduzierte Bemessungsgrundlage wird anschließend 0,03 % pro Entfernungskilometer und Monat oder 0,002 % pro Entfernungskilometer und Fahrt angewendet. Dadurch fällt auch der steuerliche Ansatz für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte deutlich niedriger aus. Gerade bei längeren Pendelstrecken kann dieser Effekt erheblich sein. V. Besonderheiten bei Plug-in-Hybridfahrzeugen Auch für Plug-in-Hybridfahrzeuge kann eine steuerliche Begünstigung bei der Dienstwagenbesteuerung in Betracht kommen. Allerdings gelten hier strengere Voraussetzungen als bei rein batterieelektrischen Fahrzeugen. Grundsätzlich wird bei begünstigten Plug-in-Hybridfahrzeugen der Bruttolistenpreis nur zu 50 % angesetzt . Auf diese reduzierte Bemessungsgrundlage wird anschließend – wie bei anderen Dienstwagen – die 1-%-Regelung angewendet. Die Begünstigung gilt jedoch nur, wenn das Fahrzeug bestimmte technische Voraussetzungen erfüllt. Insbesondere muss entweder eine Mindestreichweite im rein elektrischen Fahrbetrieb erreicht werden oder ein bestimmter CO₂-Emissionswert eingehalten werden. Die konkreten Anforderungen wurden vom Gesetzgeber in den letzten Jahren mehrfach angepasst und verschärft. Für aktuell überlassene Fahrzeuge gilt insbesondere: CO₂-Ausstoß höchstens 50 g/km , oder elektrische Mindestreichweite von mindestens 80 km . Werden diese Voraussetzungen nicht erfüllt, wird das Fahrzeug steuerlich wie ein klassischer Verbrenner behandelt. In diesem Fall erfolgt die Bewertung der privaten Nutzung mit 1 % des vollen Bruttolistenpreises. Gerade bei Plug-in-Hybridfahrzeugen lohnt sich daher ein genauer Blick in die technischen Daten des Fahrzeugs, da bereits kleine Unterschiede bei der elektrischen Reichweite steuerlich erhebliche Auswirkungen haben können. Wichtig ist außerdem: Anders als bei reinen Elektrofahrzeugen kommt bei Plug-in-Hybridfahrzeugen keine 25%-Bemessungsgrundlage zur Anwendung. Hier kann lediglich eine Reduzierung auf 50 % des Bruttolistenpreises erfolgen, sofern die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind. VI. Besonderheiten bei Anwendung der Fahrtenbuchmethode Wird ein Firmenwagen nach der Fahrtenbuchmethode bewertet, greifen die reduzierten Prozentsätze nicht unmittelbar. Bei dieser Methode wird der geldwerte Vorteil auf Basis der tatsächlichen Fahrzeugkosten ermittelt. Die steuerliche Begünstigung wirkt sich daher indirekt über die Kostenstruktur aus. Für Elektrofahrzeuge wird in diesem Zusammenhang der maßgebliche Abschreibungs- oder Leasingwert reduziert . Dadurch verringern sich auch die Gesamtkosten, die für die Berechnung des geldwerten Vorteils zugrunde gelegt werden. Der steuerpflichtige Anteil der Privatnutzung fällt dadurch ebenfalls geringer aus. VII. Anforderungen an die Entgeltabrechnung Damit die steuerlichen Begünstigungen korrekt berücksichtigt werden können, müssen bestimmte Fahrzeugdaten bereits bei der Einrichtung im Abrechnungssystem vollständig und korrekt hinterlegt sein. Dazu gehören insbesondere: die Fahrzeugart (reines Elektrofahrzeug oder Plug-in-Hybrid) der Zeitpunkt der Erstüberlassung an die Arbeitnehmerin bzw. den Arbeitnehmer der maßgebliche Bruttolistenpreis des Fahrzeugs . In der Praxis entstehen Fehler häufig nicht bei der eigentlichen Berechnung, sondern bei der Erfassung oder Zuordnung dieser Daten . Gerade in größeren Unternehmen, in de nen Fuhrparkmanagement, HR und Payroll getrennt organisiert sind, ist eine klare Abstimmung der Zuständigkeiten besonders wichtig. VIII. Fazit Die steuerliche Förderung von Elektrofahrzeugen kann zu einer deutlich geringeren steuerlichen Belastung führen, wenn die entsprechenden Voraussetzungen erfüllt sind. Für die Entgeltabrechnung bedeutet dies jedoch zusätzliche Anforderungen an die korrekte Einordnung der Fahrzeuge und die saubere Abbildung der relevanten Daten im Abrechnungssystem. Gerade bei Elektro- und Hybridfahrzeugen zeigt sich deshalb besonders deutlich: Die Firmenwagenbesteuerung ist weniger eine Frage der Berechnung als vielmehr eine Frage der richtigen Einordnung und einer verlässlichen organisatorischen Umsetzung im Unternehmen. Praxisempfehlung für Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber Bei Elektro- und Hybridfahrzeugen sollten Unternehmen besonders darauf achten, dass die maßgeblichen Fahrzeugdaten vollständig und korrekt im Abrechnungssystem hinterlegt sind . Dazu gehören insbesondere: Fahrzeugart (BEV oder Hybrid) Zeitpunkt der Erstüberlassung maßgeblicher Bruttolistenpreis . Fehler entstehen in der Praxis häufig durch unvollständige oder falsch klassifizierte Fahrzeugdaten.
Kurzüberblick Die Fahrtenbuchmethode kann zu einer niedrigeren Besteuerung führen als die pauschale Bewertung nach der 1-%-Regelung. Schon formelle Mängel im Fahrtenbuch können dazu führen, dass die Methode steuerlich nicht anerkannt wird. Für Unternehmen ist daher entscheidend, ob die organisatorischen Voraussetzungen tatsächlich erfüllt werden können. Dieser Beitrag ist Teil 2 unserer Praxisserie zur Firmenwagenbesteuerung in der Entgeltabrechnung. Im ersten Teil ( hier ) wurde die pauschale Bewertung nach der 1-%-Regelung dargestellt. Der abschließende Teil der Serie behandelt die steuerlichen Besonderheiten von Elektro- und Hybridfahrzeugen. I. Einleitung Neben der pauschalen Bewertung nach der 1-%-Regelung besteht bei Firmenwagen auch die Möglichkeit, den geldwerten Vorteil nach der Fahrtenbuchmethode zu ermitteln. Diese Methode wird in der Praxis häufig als steuerlich günstiger wahrgenommen. Gerade bei hochwertigen Fahrzeugen oder einem hohen Anteil dienstlicher Fahrten erscheint sie auf den ersten Blick attraktiv. Diese Annahme greift jedoch zu kurz. Die Anwendung der Fahrtenbuchmethode ist mit erheblichen formellen Anforderungen verbunden, und Fehler können dazu führen, dass das Fahrtenbuch steuerlich nicht anerkannt wird. II. Der häufige Praxisirrtum: „Mit Fahrtenbuch ist es immer günstiger“ In vielen Gesprächen mit Unternehmen begegnet einem die Annahme, dass ein Fahrtenbuch automatisch zu einer geringeren Steuerbelastung führt. Tatsächlich hängt die Wirtschaftlichkeit der Fahrtenbuchmethode von mehreren Faktoren ab: den tatsächlichen Fahrzeugkosten dem Verhältnis von dienstlichen und privaten Fahrten der ordnungsgemäßen Führung des Fahrtenbuchs. Gerade der letzte Punkt wird häufig unterschätzt. Schon kleinere formelle Mängel können dazu führen, dass ein Fahrtenbuch steuerlich nicht anerkannt wird. III. Grundprinzip der Fahrtenbuchmethode Bei der Fahrtenbuchmethode wird der geldwerte Vorteil auf Basis der tatsächlichen Fahrzeugkosten ermittelt. Zu den relevanten Kosten gehören beispielsweise: Abschreibung oder Leasingkosten Kraftstoffkosten Versicherungsbeiträge Wartungs- und Reparaturkosten. Diese Gesamtkosten werden anschließend entsprechend der tatsächlich gefahrenen Kilometer aufgeteilt in: Dienstfahrten Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte sonstige Privatfahrten. Auch bei der Fahrtenbuchmethode gilt dabei: Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte zählen steuerlich als Privatnutzung und sind entsprechend zu berücksichtigen. IV. Wann kann sich ein Fahrtenbuch lohnen? Ein Fahrtenbuch kann wirtschaftlich sinnvoll sein, wenn bestimmte Voraussetzungen erfüllt sind. Typische Konstellationen sind etwa: ein hoher Anteil dienstlicher Fahrten relativ moderate Fahrzeugkosten eine stabile Nutzung über das Jahr. In solchen Fällen kann der steuerpflichtige Anteil der Privatnutzung deutlich niedriger sein als bei Anwendung der 1-%-Regelung. Allerdings sollte die Entscheidung nicht allein auf einer Modellrechnung beruhen. In der Praxis verändern sich Nutzungsprofile häufig im Laufe eines Jahres, etwa durch veränderte Tätigkeiten, Homeoffice-Regelungen oder Dienstreisen. V. Anforderungen an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch Ein Fahrtenbuch wird steuerlich nur anerkannt, wenn es bestimmte formelle Anforderungen erfüllt. Es muss insbesondere: lückenlos zeitnah manipulationssicher geführt werden. Für jede einzelne Fahrt sind dabei regelmäßig zu dokumentieren: Datum der Fahrt Kilometerstand zu Beginn und Ende Reiseziel konkreter Reisezweck bei Dienstfahrten. Fehlen diese Angaben oder werden Einträge nachträglich verändert, kann das gesamte Fahrtenbuch steuerlich verworfen werden. VI. Elektronische Fahrtenbücher und Apps Digitale Fahrtenbuchlösungen werden häufig als besonders komfortabel dargestellt. Tatsächlich können sie die Dokumentation erheblich erleichtern. Allerdings erfüllen nicht alle Apps die steuerlichen Anforderungen. Problematisch sind insbesondere Systeme, bei denen Einträge nachträglich verändert werden können , bei denen Änderungen nicht dokumentiert werden , oder bei denen abgeschlossene Fahrten nicht unveränderbar gespeichert werden . Fehlt eine ausreichende Manipulationssicherheit, kann ein elektronisches Fahrtenbuch in einer Lohnsteuerprüfung nicht anerkannt werden. VII. Risiken für Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber Wird ein Fahrtenbuch im Rahmen einer Lohnsteuerprüfung verworfen, erfolgt regelmäßig eine Rückumstellung auf die 1-%-Regelung . Das kann zu erheblichen steuerlichen Nachforderungen führen. Da Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber für die korrekte Lohnsteuerabführung haften, entstehen hier unter Umständen erhebliche Haftungsrisiken . Aus diesem Grund sollte die Nutzung der Fahrtenbuchmethode organisatorisch klar geregelt sein. VIII. Organisatorische Anforderungen im Unternehmen Unternehmen sollten insbesondere sicherstellen, dass: klare Zuständigkeiten für die Kontrolle von Fahrtenbüchern bestehen verwendete Fahrtenbuchsysteme geprüft werden regelmäßige Stichproben oder Plausibilitätskontrollen erfolgen. Nur so lässt sich vermeiden, dass formelle Fehler erst im Rahmen einer steuerlichen Außenprüfung festgestellt werden. IX. Fazit Die Fahrtenbuchmethode kann steuerlich sinnvoll sein, ist jedoch kein automatisches Steuersparmodell. Sie setzt voraus: eine sehr sorgfältige Dokumentation eine stabile Nutzung des Fahrzeugs klare organisatorische Prozesse im Unternehmen. In vielen Fällen bleibt die pauschale Bewertung nach der 1-%-Regelung die administrativ einfachere und risikoärmere Lösung. Praxisempfehlung für Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber Unternehmen sollten die Fahrtenbuchmethode nur dann einsetzen, wenn die organisatorischen Voraussetzungen tatsächlich erfüllt werden können. Wichtig sind insbesondere: klare Anforderungen an die Führung des Fahrtenbuchs geprüfte und manipulationssichere Fahrtenbuchsysteme regelmäßige Plausibilitätskontrollen durch Payroll oder HR. Ohne solche Strukturen besteht das Risiko, dass ein Fahrtenbuch im Rahmen einer Lohnsteuerprüfung nicht anerkannt wird.
